Goed is niet goed genoeg, het moet uitmúntend

Aanbesteden: als je zakendoet met overheidsinstanties of grote bedrijven, dan kun je er niet omheen. De opdrachten zijn meestal interessant en het kan de groei van je onderneming flink stimuleren. Maar meedoen aan zo’n aanbesteding blijft altijd spannend. Het is soms net roulette, de beoordeling is ondoorzichtig, je kunt afgerekend worden op de kleinste details en je kunt je afvragen of het wel de moeite loont. Toch is de kick om er een te winnen de moeite waard. Online zijn er genoeg stappenplannen en tips te vinden om een aanbesteding te winnen. Maar als het zo simpel was, won iedereen ze wel. Er zijn namelijk ook best veel valkuilen. En die zetten wij eens voor je op een rijtje. Om van te leren en er vooral niet in te trappen.

Copy/Paste

Veel aanbestedingen vragen hetzelfde: "Hoe borgt u de kwaliteit?", "Hoe verzorgt u het accountmanagement?" of "Hoe zorgt u ervoor dat het kennisniveau op peil blijft?". En ja, die vraag heb je waarschijnlijk al honderd keer beantwoord. Copy/past dus maar? Fout! Je denkt sneller klaar te zijn om er volgens achter te komen dat jouw standaard geen 100% match is met de vraag. Aanbesteden is ALTIJD maatwerk, hoe vaak je ook dezelfde vraag krijgt.

Niet gewoon goed, uitmúntend

In de aanloop naar de eindversie moet het schuren. Discussies over woorden, zinnen, meningen; ze doen ertoe. Het is mijn ervaring dat het pas echt goed wordt als de gemoederen oplopen. Dan gáát het namelijk echt ergens over. Want om een aanbesteding te winnen moet het eindresultaat niet gewoon goed zijn, het moet uitmúntend. Je krijgt vaak maar één kans, op papier, om de opdrachtgever te overtuigen voor jou te kiezen. De grootste fout die je dan kunt maken is elkaar naar de mond praten en de vrede te bewaren. Geloof in elk woord dat je opschrijft. Zo niet, verwijder het. Rücksichtslos. Ook als de schrijver je baas is en beslist over jouw promotie. Spaar niemand. Werk samen met mensen die je vertrouwt en waarvan je weet dat ze iets kunnen hebben. Vind je iets gemakzuchtig of kan het beter? Ga ertegenin, wees eerlijk en ga de discussie aan. Is jouw argument niet overtuigend genoeg? Jammer dan. Zet je ego even buiten de kamer en luister naar anderen. Alleen op die manier weet je zeker dat je een eindversie kan aanleveren die uitmuntend is, en kan winnen.

(Ver)leid de lezer

Wanneer je gaat aanbesteden zijn er verschillende belangrijke rollen. Bij Relevant Rohlof nemen we in het geval van aanbestedingen meerdere rollen aan. Zo zijn wij de ene keer de schrijver en de andere keer de reviewer. Als reviewer zijn wij vaak de advocaat van de duivel. We pakken een rode stift en gaan rigoureus te werk. Geef je wel antwoord op de vraag? Is het overtuigend genoeg, of komen sterke argumenten niet goed over de bühne? Maar al te vaak zien wij teksten die nogal droog en taai zijn. Alles zit erin, ja, maar is het ook een lekker vlot stuk om te lezen? Dat is het gevaar van een tunnelvisie, je hebt een tekst al zo vaak gelezen, dat je 'vergeet' de lezer te helpen. Verleid de lezer dus met een korte inleiding, bullit-lijstjes, handige (tussen)kopjes of signaalwoorden die ze zelf vaak gebruiken. Zodat je, ook als je diagonaal door de tekst heen kruist, toch het hele verhaal meekrijgt.

Wil je wel echt?

En dan de grootste valkuil. Wil je het wel echt? Wij zijn ervan overtuigd dat een aanbesteding alleen met een ABC-concept gewonnen kan worden.

A: Je moet kunnen winnen. Wat betekent dat je moet kunnen leveren wat er van je gevraagd wordt.

B: Daag jezelf uit. Zit er een eis of vraag tussen waarvan je denkt: ‘Dit doen we nog niet, maar we zouden het wel kunnen’? En geeft die gedachte energie? Hou dat vast! Het geeft je de drive om te winnen.

C: Neem echt de tijd. Om een aanbesteding te kunnen winnen moet je het ECHT willen en alles moet ervoor wijken. Zo niet, dan kun je het maar beter niet doen.

Maak fouten en leer ervan

Aanbesteden blijft iets spannends. De kans om te verliezen is groot en als je daadwerkelijk verliest is de teleurstelling groot. Laat je niet ontmoedigen door een slechte uitkomst. Vraag om feedback van de opdrachtgever. Waarom hebben we verloren? Wat kwamen wij tekort? Wat had beter gekund? En wat deden de andere partijen wel wat wij niet hebben gedaan?

Leg die aantekeningen er weer eens naast bij de volgende aanbesteding en neem de feedback ter harte. Want aanbesteden is een proces van fouten maken, jezelf verbeteren, op het scherpst van de snede discussiëren en uiteindelijk geen goede maar een uitmuntende aanbesteding op tafel leggen.

Dat kost tijd, je moet het kunnen, willen en je moet jezelf uit durven dagen. Wij, Relevant Rohlof, kunnen je daarmee helpen, neem contact op!